Перехідні відпускні в 4ДФ: як правильно відобразити виплату, що охоплює два місяці

Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами заповнення Додатка 4ДФ та чітким розмежуванням правил обліку доходів фізичних осіб і єдиного соціального внеску.

Коротка відповідь експерта

Так, у 4ДФ за червень потрібно показати всю суму відпускних (і червневу, і липневу частини), якщо вони були фактично нараховані та виплачені в червні. Порядок заповнення 4ДФ залежить виключно від дати нарахування доходу в бухгалтерському обліку та дати його фактичної виплати, а не від того, на які календарні місяці припадають дні відпустки.

Ключова відмінність між Д1 та 4ДФ

Найпоширеніша помилка полягає в механічному перенесенні логіки Додатка 1 (Д1) до Додатка 4ДФ. Це два різних звіти з різними цілями:

• Додаток 1 (ЄСВ): вимагає розподілу перехідних відпускних за місяцями, на які припадають дні відпустки (графи 10), для коректного формування індивідуального коефіцієнта та контролю мінімальної/максимальної бази за кожен конкретний місяць.
• Додаток 4ДФ (ПДФО та ВЗ): фіксує факт нарахування доходу (гр. 3а) та факт його виплати (гр. 3) у звітному місяці. Розподіл за місяцями відпустки тут не застосовується.

Стандартна (єдино правильна) ситуація: нарахування та виплата в червні

Відповідно до ст. 115 Кодексу законів про працю України, заробітна плата працівникам за час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Оскільки відпустка починається 25 червня, вся сума відпускних зобов'язана бути нарахована та виплачена до 22 червня.

Отже, у 4ДФ за червень відображається повна сума:

У 4ДФ за липень ця сума повторно не показується, оскільки подія нарахування та виплати вже відбулася в червні.

Чому не варто плутати бухгалтерські витрати з податковим обліком

На практиці облікова програма (наприклад, Medoc або інше ПЗ) може автоматично розподіляти собівартість відпускних: частину відносити на витрати червня, частину — на витрати липня (рахунок 23, 92, 93 тощо).

Теоретичний (але ризикований) сценарій: роздільне нарахування

Інший порядок заповнення 4ДФ можливий лише в тому випадку, якщо первинні документи (розрахунково-платіжні відомості) підтверджують, що:

1. у червні нарахували тільки червневу частину відпускних;
2. липневу частину окремо нарахували липневою відомістю;
3. водночас усю суму фактично виплатили ще у червні.

У такому разі (який є порушенням вимоги про виплату за 3 дні до відпустки, але теоретично можливий при виправленні помилок):

• У червневому 4ДФ: гр. 3а = червнева частина; гр. 3 = вся сума (фактична виплата); гр. 4, 5 = податки з усієї суми.
• У липневому 4ДФ: гр. 3а = липнева частина (факт нарахування); гр. 3 = 0 (бо виплата була в червні); гр. 4а, 5а = 0 (податки вже утримані в червні).

Рекомендація аудитора: Уникайте такого оформлення. Для відпустки, що починається 25 червня, єдиним законодавчо безпечним варіантом є повне нарахування та виплата всієї суми в червні.

Підсумковий чек-лист бухгалтера

Актуальність та автоматизація

З 17 липня 2026 року діють оновлені форми звітності (Наказ Мінфіну України від 07.05.2026 № 243). Сучасне програмне забезпечення для звітності (наприклад, Medoc) автоматично контролює коректність заповнення 4ДФ: при введенні дати виплати в червні система сама підкаже, що весь дохід має потрапити до графи 3а та 3 звітного місяця червня, запобігаючи помилковому розбиттю суми.