Прийняття та звільнення працівника в одному місяці: як правильно відобразити в 4ДФ та Д5

Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами заповнення Додатка 4ДФ та Додатка 5, а також контрольними чек-листами для уникнення помилок при автоматизації кадрового та податкового обліку.

Коротка відповідь експерта

Так, потрібно. Якщо в місяці прийняття і звільнення працівнику було нараховано або виплачено дохід, обидві дати (і прийняття, і звільнення) відображаються в одному персоніфікованому рядку цього працівника у 4ДФ. Наявність заповненого Додатка 5 не звільняє від обов’язку заповнення кадрових дат у 4ДФ.

Різниця між Д5 та 4ДФ: розмежування функцій

Багато бухгалтерів плутають призначення цих додатків, вважаючи, що якщо подія відображена в одному, то в іншому її дублювати не треба. Це помилка:

• Додаток 5 (Д5) призначений виключно для фіксації кадрових подій (прийняття, переведення, звільнення) для формування Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.
• Додаток 4ДФ призначений для обліку нарахованого та виплаченого доходу, утриманого ПДФО та військового збору. Однак ця форма також містить спеціальні графи (7 та 8) для фіксації дат прийняття та звільнення, що дозволяє податковим органам автоматично звіряти дані з Д5.

Практичний приклад заповнення

Умова: Працівника прийнято на роботу 3 червня 2026 року, а звільнено 27 червня 2026 року. За червень йому нараховано зарплату (включно з компенсацією за невикористану відпустку) у розмірі 18 000 грн.

У 4ДФ за червень формується один рядок для цього працівника з такими показниками:

Важливі практичні нюанси

1. Тільки один рядок на працівника

Якщо це одне прийняття й одне звільнення в межах одного звітного місяця, обидві дати вказуються в одному рядку. Створювати два окремі рядки (один для прийняття, інший для звільнення) є грубою помилкою, яка призведе до задвоєння доходу в очах контролюючих органів.

2. Остаточний розрахунок

При звільненні працівнику виплачується остаточний розрахунок, який включає компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки. Ця сума є частиною доходу місяця звільнення і має бути включена до загальної суми в графі 3а цього ж рядка 4ДФ.

3. Ситуація «Немає доходу»

Якщо працівника прийняли або звільнили, але у звітному періоді йому нічого не нараховували і не виплачували (наприклад, весь місяць тривав неоплачуваний відпуск з подальшим звільненням), окремий «порожній» рядок у 4ДФ тільки заради кадрової дати не формується. Кадрова подія відображається виключно у Д5. ДПС неодноразово роз’яснювала, що за відсутності нарахованого або виплаченого доходу відомості про такого працівника до 4ДФ не включаються.

Підсумковий чек-лист бухгалтера

Актуальність та автоматизація

З 17 липня 2026 року діють оновлені форми звітності (Наказ Мінфіну України від 07.05.2026 № 243). Хоча базова логіка заповнення граф 7 та 8 залишилася незмінною, сучасне програмне забезпечення для звітності (наприклад, Medoc) автоматично контролює коректність заповнення цих полів, попереджаючи бухгалтера про спроби створити дублюючі рядки або забути вказати дату звільнення при наявності виплати.