Військовий облік у ФОП та ТОВ у 2026 році: хто з роботодавців зобов'язаний його вести

Військовий облік працівників залежить не від того, що роботодавець укладає трудові договори, а від його організаційно-правового статусу та кола суб’єктів, визначених законодавством. Для підприємств, установ і організацій персональний військовий облік за місцем роботи є обов’язковою процедурою. Фізична особа — підприємець без створення юридичної особи до цього кола не включена.

Саме тому відповідь на поширене питання «чи веде ФОП військовий облік працівників?» у 2026 році — ні. Водночас ФОП як роботодавець виконує загальні вимоги трудового законодавства при прийнятті працівника, а сам ФОП як громадянин має власні військово-облікові обов’язки.

Коротка відповідь

Таблиця-пам’ятка: ФОП і ТОВ

Нормативна база

Основні правила встановлюють:

• Закон України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу», зокрема статті 1, 33–35, 37. Офіційний текст
• постанова КМУ від 30.12.2022 № 1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів», чинна редакція від 27.06.2026. Офіційний текст
• постанова КМУ від 10.06.2026 № 812, якою внесено зміни до Порядку №1487; зміни набрали чинності 27.06.2026. Офіційний текст
• Кодекс законів про працю України, зокрема статті 24 та 119. Офіційний текст
• Кодекс України про адміністративні правопорушення, зокрема статті 210-1 та 38. Офіційний текст

Чому ФОП не веде військовий облік працівників

Частина п’ята статті 34 Закону №2232-XII визначає персональний військовий облік за місцем роботи та покладає його на керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і закладів освіти незалежно від підпорядкування та форми власності.

Пункт 1 Порядку №1487 так само визначає коло суб’єктів, на яких поширюється механізм організації та ведення військового обліку: державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, заклади освіти та інші прямо визначені суб’єкти. Фізичну особу — підприємця як окремого суб’єкта персонального військового обліку найманих працівників ця норма не називає.

Отже, на ФОП-роботодавця не покладаються процедури, які Порядок №1487 встановлює саме для підприємств: ведення списків, оперативної відомості, організація звіряння, повідомлення ТЦК та СП за Додатком 4, призначення відповідального за організацію та ведення військового обліку працівників.

Що ФОП робить під час прийняття працівника

Стаття 24 КЗпП України встановлює перелік документів, які працівник подає при укладенні трудового договору, серед них — військово-обліковий документ у випадках, передбачених законодавством. ФОП приймає документи в межах загальної процедури працевлаштування, але це не перетворює його на суб’єкта ведення персонального військового обліку за Порядком №1487.

Особистий військовий обов’язок ФОП

Статус підприємця не скасовує військового обов’язку самого громадянина. Якщо ФОП є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, його власні військово-облікові обов’язки виконуються особисто відповідно до Закону №2232-XII та інших нормативних актів.

Хто такі призовник, військовозобов’язаний, резервіст і військовослужбовець

Закон №2232-XII розмежовує категорії громадян за їхнім статусом щодо військового обов’язку. Для кадрового обліку підприємства принципово не ототожнювати ці статуси.

Таким чином, військовослужбовець і військовозобов’язаний — не тотожні поняття. Військовозобов’язаний перебуває у запасі, тоді як військовослужбовець у відповідний період проходить військову службу.

Військовий облік працівників у ТОВ: основні обов’язки

1. Призначити відповідального за організацію та ведення військового обліку

Організацію військового обліку забезпечує керівник підприємства. За наявності на військовому обліку менше 500 призовників, військовозобов’язаних та резервістів обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу служби персоналу. Для неї встановлюється доплата у розмірі до 50 % посадового окладу відповідно до пункту 10 Порядку №1487.

Якщо на військовому обліку перебуває від 501 до 2000 осіб, передбачена одна окрема особа, від 2001 до 4000 — дві, від 4001 до 7000 — три, а на кожні наступні 3000 осіб додається ще одна особа.

Про призначення або звільнення відповідальної особи підприємство повідомляє відповідний ТЦК та СП у семиденний строк за Додатком 1 до Порядку №1487.

2. Перевіряти військово-обліковий документ під час прийняття

Пункт 34 Порядку №1487 у чинній редакції з 27.06.2026 вимагає від підприємств, установ та організацій під час прийняття на роботу перевіряти наявність у громадянина України військово-облікового документа в електронній або паперовій формі та відповідність наведених у ньому відомостей даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Перевірка відповідності даних здійснюється на підставі електронного військово-облікового документа, сформованого не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу, крім окремих випадків щодо військовозобов’язаних та резервістів СБУ і розвідувальних органів.

Приймання на роботу особи, яка підлягає військовому обліку, здійснюється після її взяття на відповідний військовий облік у встановленому законом порядку.

3. Вести Списки персонального військового обліку

Персональний військовий облік на підприємстві ведеться за Списками за формою Додатка 5 до Порядку №1487. Чинна редакція передбачає чотири групи:

1. військовозобов’язані та резервісти офіцерського складу;
2. військовозобов’язані та резервісти рядового, сержантського і старшинського складу;
3. військовозобов’язані та резервісти з числа жінок;
4. призовники.

Окремі відомості, передбачені Порядком №1487, відображаються у відповідних графах Списків, зокрема інформація про категорію військового обов’язку, військово-обліковий документ, місце роботи та інші дані, що передбачені актуальною формою.

Списки можуть вестися в електронній та/або паперовій формі. Станом на 1 січня кожного року Списки та Відомість оперативного обліку підписуються керівником і особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються у встановленому порядку до 25 січня.

4. Вести Відомість оперативного обліку

Відомість оперативного обліку за Додатком 12 формується на підставі Списків та містить зведену інформацію про кількість призовників, військовозобов’язаних і резервістів за передбаченими категоріями.

5. Повідомляти ТЦК та СП про прийняття і звільнення

За прийняття на роботу або звільнення працівника підприємство подає повідомлення за Додатком 4 до відповідного ТЦК та СП у семиденний строк з дня видання наказу.

За зміни облікових даних підприємство вносить відповідні зміни до Списків у строк, визначений пунктом 34 Порядку №1487, та повідомляє відповідний орган у встановлений строк. З 27.06.2026 перелік даних для такого повідомлення було змінено: повідомлення не подається у зв’язку зі зміною сімейного стану, рівня освіти або реквізитів паспорта громадянина України для виїзду за кордон.

Для змін, які підлягають повідомленню, зокрема щодо прізвища, власного імені та по батькові, реквізитів паспорта громадянина України, адреси задекларованого/зареєстрованого або фактичного проживання, місця роботи та посади, застосовується процедура, визначена пунктом 34 Порядку №1487.

6. Проводити внутрішнє та зовнішнє звіряння

Внутрішнє звіряння даних Списків із військово-обліковими документами працівників проводиться відповідно до графіка, затвердженого керівником підприємства.

Зовнішнє звіряння із даними ТЦК та СП після змін 2026 року може проводитися засобами Порталу Дія або через кабінет персонального обліку. За відсутності технічної можливості підприємство подає визначені Порядком документи у встановленому порядку.

Додаток 28¹ до Порядку №1487 встановлює окремі правила електронного звіряння та повідомлення про зміну облікових даних. Для звіряння з ТЦК та СП іншої адміністративно-територіальної одиниці Порядок встановлює погоджені строки, але не пізніше 1 грудня поточного року.

7. Організовувати оповіщення за розпорядженнями ТЦК та СП

У разі отримання належного розпорядження про оповіщення працівників керівник підприємства організовує виконання такого розпорядження відповідно до Порядку №1487: видає внутрішній наказ, доводить необхідну інформацію до працівників, вручає наявні повістки у визначеному порядку та повідомляє відповідний орган про результати оповіщення.

ФОП, який не є суб’єктом персонального військового обліку працівників за Порядком №1487, не набуває через факт найму працівників обов’язку організовувати таку систему як підприємство.

Покроковий алгоритм для ТОВ

1. Перевірити, які працівники належать до призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
2. Призначити відповідальну особу наказом керівника та повідомити ТЦК та СП за Додатком 1.
3. Під час кожного прийняття перевіряти військово-обліковий документ і виконувати вимоги пункту 34 Порядку №1487 щодо електронної перевірки даних та 72-годинного строку формування е-ВОД.
4. Внести працівника до відповідної групи Списків за Додатком 5.
5. Сформувати та вести Відомість оперативного обліку за Додатком 12.
6. При прийнятті або звільненні направити Додаток 4 у семиденний строк.
7. При отриманні від працівника документів про зміни облікових даних своєчасно оновити Списки та подати необхідне повідомлення.
8. Проводити внутрішнє звіряння за затвердженим графіком та зовнішнє звіряння у строки, визначені Порядком №1487.
9. Зберігати документи та результати перевірок і звірянь відповідно до встановленого Порядком №1487 документообігу.

Типові помилки

ФОП веде військовий облік «про всяк випадок»

Порядок №1487 не покладає на ФОП функції персонального військового обліку працівників. Добровільне створення власної системи документів не змінює його законодавчого статусу та не створює нових повноважень у відносинах із ТЦК та СП.

ТОВ продовжує користуватися старими правилами

Після 27.06.2026 не можна застосовувати процедури так, ніби діяла попередня редакція Порядку №1487. Насамперед це стосується перевірки е-ВОД, електронного звіряння та переліку змін облікових даних, щодо яких подається Додаток 4.

Підприємство веде один список без поділу на групи

Чинний пункт 36 Порядку №1487 передбачає чотири групи Списків за Додатком 5. Усі вони належать до системи персонального військового обліку підприємства, але ведуться за відповідними категоріями.

Працівника прийнято, але ВОД перевіряють пізніше

Перевірка ВОД є процедурою під час прийняття на роботу. Після змін 2026 року особливого значення набуло правило про формування е-ВОД не раніше ніж за 72 години до дати прийняття.

Практичні приклади

Приклад 1. ФОП приймає водія-військовозобов’язаного

ФОП оформлює трудові відносини за правилами КЗпП і отримує передбачені статтею 24 КЗпП документи. Однак ФОП не формує Список за Додатком 5, не веде Додаток 12 і не направляє до ТЦК та СП Додаток 4 про прийняття цього працівника.

Приклад 2. ТОВ приймає військовозобов’язаного 15 жовтня

Під час прийняття ТОВ перевіряє військово-обліковий документ. Для електронної перевірки використовується е-ВОД, сформований у межах 72 годин до дати прийняття. Після виконання необхідної перевірки працівник вноситься до відповідної групи Списків. Повідомлення за Додатком 4 про прийняття направляється до відповідного органу у семиденний строк з дня видання наказу.

Приклад 3. Працівник змінив задекларовану адресу

Після отримання підтвердних документів ТОВ вносить відповідні зміни до Списку у встановлений Порядком строк та подає повідомлення за процедурою, передбаченою пунктом 34 Порядку №1487. Подання Додатка 4 здійснюється у визначений для відповідної зміни строк.

Штрафи та ризики

За порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію в умовах воєнного стану частина третя статті 210-1 КУпАП передбачає для посадових осіб підприємств, установ та організацій штраф від 2000 до 3500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 34 000 до 59 500 грн.

Для ТОВ ризик пов’язаний із невиконанням обов’язків, установлених законодавством для підприємства та його посадових осіб: неналежною організацією військового обліку, несвоєчасним повідомленням, порушенням процедур перевірки та актуалізації даних та іншими порушеннями.

Для ФОП принципово встановити, за яке саме діяння та в якій правовій якості його намагаються притягнути до відповідальності. Сам факт того, що ФОП має найманих працівників, не робить його суб’єктом персонального військового обліку працівників за Порядком №1487. Водночас особисті військово-облікові обов’язки ФОП як громадянина регулюються окремо.

Нюанси 2026 року

Зміни з 27 червня 2026 року

Постановою КМУ від 10.06.2026 №812 оновлено Порядок №1487. Для роботодавців важливими стали нові правила перевірки ВОД при прийнятті на роботу, електронне звіряння даних та використання механізмів Порталу Дія і кабінету персонального обліку.

Зміни також стосуються повідомлення про зміну облікових даних. ТОВ має застосовувати саме актуальну редакцію Додатка 4 та пункту 34 Порядку №1487.

Військово-транспортний обов’язок — окрема процедура

Облік працівників і військово-транспортний обов’язок підприємства — різні правові процедури. Відомості про транспортні засоби та техніку регулюються окремо, зокрема постановою КМУ від 28.12.2000 №1921. Тому відсутність обов’язку вести персональний військовий облік у ФОП не означає автоматичної відсутності всіх можливих обов’язків у сфері мобілізаційного законодавства, які можуть стосуватися конкретного суб’єкта.

Висновки

ФОП-роботодавець не веде військовий облік найманих працівників за Порядком №1487. Він не формує Списки персонального військового обліку, не веде Відомість оперативного обліку, не подає Додаток 4 про прийняття та звільнення працівників і не проводить передбачене для підприємств звіряння.

ТОВ повинно організувати повноцінний персональний військовий облік. Це охоплює призначення відповідального, перевірку ВОД при прийнятті, ведення Списків за Додатком 5 та Відомості за Додатком 12, подання повідомлень, актуалізацію даних, звіряння та виконання інших процедур, установлених Порядком №1487.

Після 27.06.2026 застосовуються оновлені правила, тому кадрові процедури ТОВ потрібно перевіряти за чинною редакцією Порядку №1487, а не за старими шаблонами та інструкціями.

Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Перед прийняттям рішень перевіряйте актуальність норм законодавства та офіційних роз’яснень.