Виплати ФОП у 4ДФ: вносити чи ні, і як обробити велику кількість постачальників

Типова ситуація для бухгалтера ТОВ на єдиному податку без ПДВ у сфері послуг: за місяць — сотня і більше постачальників-ФОП, а в окремі періоди їх число сягає 200+. Головне питання тут — чи обов'язково вносити кожного з них у Додаток 4ДФ Податкового розрахунку, і як зробити це без витрати цілих днів на ручне заповнення.

Пряма відповідь: вносити чи ні

Податковий кодекс України не містить окремої норми, яка прямо й однозначно встановлювала б обов'язок покупця відображати в 4ДФ підприємницькі виплати ФОП, з яких ПДФО та військовий збір не утримуються. Водночас Державна податкова служба виводить такий обов'язок із п. 51.1 та пп. «б» п. 176.2 Податкового кодексу, а також Порядку заповнення Податкового розрахунку (наказ Мінфіну від 13.01.2015 № 4), у Довіднику ознак доходів якого передбачена окрема ознака «157» саме для виплат підприємцям. Спір виникає не через повну відсутність норм, а через питання, чи є покупець товарів чи послуг податковим агентом стосовно підприємницького доходу ФОП.

У постанові від 13.02.2024 у справі № 560/9843/21 Верховний Суд підтримав висновок про відсутність обов'язку відображати у податковому розрахунку підприємницький дохід ФОП, щодо якого покупець не виконує функцій податкового агента. Рішення безпосередньо вирішує спір між його сторонами, але сформульований Верховним Судом правовий висновок має враховуватися іншими судами. Водночас ДПС свою адміністративну позицію не змінила і в актуальних роз'ясненнях продовжує наполягати на відображенні таких виплат.

Практичний висновок

З огляду на чинну позицію ДПС консервативним і найменш конфліктним підходом залишається відображення підприємницьких виплат ФОП у 4ДФ з ознакою «157». Водночас існує правова позиція Верховного Суду на користь відсутності такого обов'язку, тому питання не є остаточно безспірним.

⚠️ ДПС може кваліфікувати невідображення виплат ФОП як подання Розрахунку не в повному обсязі. За наявності умов, передбачених п. 119.1 Податкового кодексу (якщо недостовірні чи неповні відомості призвели до зміни податкових зобов'язань платника), можливий штраф 1020 грн, а за повторне протягом року аналогічне порушення — 2040 грн. Автоматичне застосування штрафу лише через відсутність рядка з ознакою «157» не є безспірним і само може бути предметом оскарження.

Оскільки ПДФО та військовий збір з підприємницького доходу ФОП не нараховуються й не утримуються, відображення таких виплат у 4ДФ не додає податкового навантаження — це інформаційний рядок, а не додаткові зобов'язання.

Як обробити велику кількість ФОП без ручного набору кожного рядка

Автоматичне заповнення в програмі «Підприємець 4.2». У ній звіт з ЄСВ і Додаток 4ДФ у його складі формуються автоматично на основі облікових даних про розрахунки з постачальниками-ФОП — без ручного набору кожного рядка.
Окремий облік нарахування і виплати. Графа 3а Додатку 4ДФ — сума нарахованого доходу, графа 3 — сума фактично виплаченого. Якщо акт підписано в одному місяці, а оплата пройшла в іншому, ці суми потрапляють у різні місячні розрахунки — тому важливо, щоб облікові дані відображали обидві події, а не лише факт оплати.
Правильне групування. Виплати одному ФОП з однаковою ознакою доходу можна підсумувати в одному рядку за місяць. Але окремий облік потрібен, якщо нарахування і виплата відбулися в різних місяцях, застосовуються різні ознаки доходу, або частина виплати має підприємницький, а частина — непідприємницький характер. Групувати варто за парою «РНОКПП + місяць + ознака доходу», окремо для нарахованої і виплаченої суми.

Покрокова інструкція: формування звіту без ручного набору

    Крок 1. Внести операції з постачальниками-ФОП (нарахування за актами/накладними і фактичні виплати) в облік у «Підприємець 4.2» в порядку поточної роботи.

    Крок 2. Сформувати звіт з ЄСВ — Додаток 4ДФ заповнюється автоматично на основі внесених даних, включно з розділенням на графи 3а і 3.

    Крок 3. Перевірити, чи коректно розподілені суми між місяцями, якщо нарахування і виплата ФОП припали на різні звітні періоди.

    Крок 4. Звірити контрольну суму сформованого звіту з реєстром розрахунків один раз, замість перевірки кожного рядка вручну.

Коли перевіряти статус і КВЕД ФОП

Перевіряти актуальні відомості ЄДР доцільно на початку співпраці, періодично під час її продовження, а також перед виплатою за новим видом робіт чи послуг: ФОП може додати або вилучити КВЕД, припинити підприємницьку діяльність, змінити систему оподаткування чи втратити статус платника єдиного податку. Для договорів на виконання робіт чи надання послуг відповідність діяльності відомостям ЄДР має значення для питання про нарахування ЄСВ замовником (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 2464-VI); для придбання товарів це правило не застосовується.

Поширені питання

Чи оподатковується дохід, виплачений ФОП?

ПДФО та військовий збір не утримуються, якщо виплата здійснюється ФОП у межах його підприємницької діяльності (п. 177.8 ПКУ для загальної системи, п. 297.5 ПКУ для єдиного податку) і замовник має актуальне підтвердження державної реєстрації. Якщо виплата не пов'язана з підприємницькою діяльністю або фактичні відносини мають ознаки трудових, правила оподаткування можуть бути іншими.

Що буде, якщо не показати ФОП у 4ДФ?

ДПС може кваліфікувати це як подання розрахунку не в повному обсязі та застосувати штраф за п. 119.1 ПКУ (1020 грн, за повторне порушення — 2040 грн) за наявності умов цієї норми. Автоматичного застосування штрафу лише через відсутність рядка немає — питання може бути предметом оскарження.

Чи враховуються ФОП у рядку 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами»?

Ні, цей рядок стосується фізосіб за ЦПД з ознакою доходу 102, а не підприємницьких виплат ФОП з ознакою 157.

Як часто перевіряти дані ФОП у ЄДР?

На початку співпраці, періодично протягом неї та перед виплатою за новим видом робіт чи послуг — а не одноразово назавжди.

Чи можна автоматизувати внесення сотень ФОП у звіт?

Так — у «Підприємець 4.2» звіт з ЄСВ і Додаток 4ДФ у його складі формуються автоматично з даних обліку розрахунків з ФОП, без ручного набору кожного рядка.

Отримати консультацію щодо обробки звітності при великій кількості контрагентів-ФОП у «Підприємець 4.2»

Нормативна база: п. 51.1, пп. «б» п. 176.2, п. 119.1, п. 177.8, п. 297.5 Податкового кодексу України; Порядок заповнення Податкового розрахунку сум доходу, ПДФО, військового збору та сум нарахованого єдиного внеску (наказ Мінфіну від 13.01.2015 № 4); п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону України № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»; постанова Верховного Суду від 13.02.2024 у справі № 560/9843/21. Матеріал має ознайомчий характер і не замінює офіційну консультацію ДПС чи фахівця з питань оподаткування щодо конкретної ситуації.