Виправлення завищених сум ЄСВ, ПДФО та військового збору: покрокова інструкція для Додатків 1 та 4ДФ

Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами сумового коригування в Додатку 1 та методом заміни рядків у Додатку 4ДФ для уникнення подвійного оподаткування та штрафних санкцій.

Питання бухгалтера:
«За березень помилково показано завелику суму ЄСВ, ПДФО і військового збору, але фактично сплачено правильні суми. В Уточнюючому Д1 формую КТН «3» для вилучення рядка і КТН «2» для додавання правильного. Як заповнювати інші колонки та рядок «Усього»?»

Коротка відповідь експерта

Для Додатка 1 (ЄСВ) не потрібно використовувати два рядки (КТН «3» для видалення та КТН «2» для додавання). Достатньо одного рядка з КТН «3» на суму завищення. Для Додатка 4ДФ (ПДФО/ВЗ), де кодів типу нарахувань немає, застосовується метод повної заміни: один рядок на вилучення (ознака «1») і один рядок на введення правильного (ознака «0»). При цьому підсумковий рядок «Всього» у 4ДФ залишається порожнім.

Крок 1: Виправлення помилок у Додатку 1 (ЄСВ)

Коди типу нарахувань (КТН) «2» і «3» мають чітке призначення:

КТН «2» — збільшення раніше задекларованої зарплати, бази та ЄСВ (донарахування).
КТН «3» — зменшення раніше задекларованої зарплати, бази та зайво нарахованого ЄСВ.

Якщо показники були завищені, формується лише один коригувальний рядок із КТН «3» на суму різниці (завищення). Суми вводяться без знака «мінус», оскільки функцію віднімання вже виконує сам код «3».

Практичний приклад для Д1

У прийнятому Д1 за березень помилково вказано: зарплата — 25 000 грн, ЄСВ — 5 500 грн.
Правильні дані: зарплата — 20 000 грн, ЄСВ — 4 400 грн.
Завищення становить: зарплата і база ЄСВ — 5 000 грн; ЄСВ — 1 100 грн.

Показник у Д1	Значення для коригування
РНОКПП та ПІБ	Реквізити конкретного працівника
Код категорії застрахованої особи	Відповідний код працівника
Місяць і рік (граф 10)	03.2026 (період, який виправляється)
КТН (граф 09)	3
Сума зменшення зарплати (граф 16)	5 000,00
Сума зменшення бази ЄСВ (граф 17)	5 000,00
Сума зменшення ЄСВ (граф 20)	1 100,00

Важливо: Не потрібно механічно повторювати незмінні показники (наприклад, кількість днів трудових відносин, днів відпустки чи лікарняних), якщо вони не змінюються. Ознаки рядка «0» і «1» для сумового виправлення в Д1 не застосовуються.

Що робити з рядком «Усього» у Д1?

Підсумкові показники Д1 та головної частини Розрахунку повинні формуватися програмою автоматично на підставі коригувального рядка. Не потрібно вручну вписувати повні правильні суми за березень у підсумки. Програма (наприклад, Medoc) сама розрахує різницю, і саме ця різниця (зменшення зобов'язання) відобразиться у головній частині звіту.

Крок 2: Виправлення помилок у Додатку 4ДФ (ПДФО та ВЗ)

У 4ДФ кодів типу нарахувань «2» і «3» не існує. Неможливо виправити окрему клітинку (наприклад, тільки суму ПДФО). Замінюється весь персоніфікований рядок.

Алгоритм дій:

Рядок на вилучення (ознака «1»): Повністю копіюється помилковий рядок із раніше поданого звіту (РНОКПП, ПІБ, помилкові суми доходу, ПДФО, ВЗ, ознака доходу, дати прийняття/звільнення, ознака ПСП). У графі 10 ставиться ознака «1».
Рядок на введення (ознака «0»): Формується правильний рядок з тими самими реквізитами працівника, але з правильними сумами доходу, ПДФО та військового збору. У графі 10 ставиться ознака «0».

Практичний приклад для 4ДФ

Помилково нараховано дохід 25 000 грн, ПДФО 4 500 грн, ВЗ 375 грн. Правильно: дохід 20 000 грн, ПДФО 3 600 грн, ВЗ 300 грн.

Графа	Рядок на вилучення (ознака «1»)	Рядок на введення (ознака «0»)
2 (РНОКПП)	1234567890	1234567890
3а (Нарахований дохід)	25 000,00	20 000,00
4а / 4 (ПДФО)	4 500,00	3 600,00
5а / 5 (Військовий збір)	375,00	300,00
6 (Ознака доходу)	101	101
10 (Ознака рядка)	1	0

Критичне правило для 4ДФ: У разі подання 4ДФ із типом «Уточнюючий» або «Звітний новий», коли заповнюються рядки на вилучення та введення, підсумковий рядок «Всього» за графами 3а, 3, 4а, 4, 5а і 5 не заповнюється. Це прямо підтверджено роз’ясненням ДПС. Якщо програма автоматично заповнила «Всього», необхідно перевірити налаштування або оновити версію програмного забезпечення.

Актуальні зміни у звітності з липня 2026 року

З 17 липня 2026 року набрали чинність нові форми Податкового розрахунку (Наказ Мінфіну України від 07.05.2026 № 243). Хоча базові принципи сумового коригування (КТН «2»/«3» для ЄСВ та ознаки «0»/«1» для доходів) залишилися незмінними, нумерація рядків та граф у нових формах оновлена. Для коректного формування уточнюючих розрахунків за минулі періоди критично важливо використовувати актуальні версії програмного забезпечення (наприклад, Medoc), які вже містять оновлені алгоритми перевірки та автоматичного розрахунку підсумків.

Підсумковий чек-лист бухгалтера

Дія	Додаток 1 (ЄСВ)	Додаток 4ДФ (ПДФО/ВЗ)
Метод виправлення завищення	Один рядок з КТН «3» на суму різниці	Два рядки: повне копіювання помилкового (ознака «1») + новий правильний (ознака «0»)
Заповнення незмінних даних (дні відпустки тощо)	Не дублюються	Повністю копіюються в обидва рядки
Рядок «Всього» в уточнюючому звіті	Заповнюється програмою автоматично (як різниця)	Залишається порожнім

Нормативна база:

Податковий кодекс України (щодо порядку нарахування та сплати ПДФО і військового збору).
Закон України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
Наказ Міністерства фінансів України від 07.05.2026 № 243 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України...».
Роз'яснення ДПС щодо виправлення помилок у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР).

Застереження: Матеріали, опубліковані на сайті stezi-s.com, мають виключно інформаційно-роз'яснювальний характер і не є офіційною податковою консультацією чи індивідуальною рекомендацією для ведення обліку. Законодавство та форми звітності постійно змінюються. Для прийняття рішень у специфічних ситуаціях рекомендуємо звертатися до кваліфікованих фахівців або використовувати інструменти автоматизованого контролю, вбудовані в наше програмне забезпечення.