Головний бухгалтер звільнився, а облік на аутсорсі: як підписувати фінансову та податкову звітність?

У разі звільнення штатного головного бухгалтера та переходу на аутсорсинг бухгалтерського обліку перед керівником підприємства постає практичне питання: яким чином підписуються звіти другим підписом і які документи потрібно подати в податкову? Для цього необхідно обов'язково змінити налаштування комплекту підписів у програмах Medoc та СОТА у відповідності до обраного варіанту вирішення цього питання, щоб уникнути блокування відправки електронних звітів.

Процедура регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та Податковим кодексом України (ПКУ). На практиці існують два легальних варіанти врегулювання цього процесу, які підтверджуються роз'ясненнями ДПС.

Варіант 1. Ведення обліку компанією-аутсорсером (із КЕП представника аутсорсера)

Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону № 996-XIV, підприємство має право довірити ведення обліку спеціалізованій компанії. Якщо за договором аутсорсер бере на себе повну відповідальність за підписання звітності, то документи скріплюються двома КЕП: директора вашого підприємства та уповноваженої особи компанії-аутсорсера.

Важливий технічний нюанс щодо КЕП:

Увага! Ви не можете використовувати особистий КЕП фізособи або корпоративний КЕП компанії-аутсорсера, випущений на їхнє власне ЄДРПОУ. Програми Medoc або СОТА технічно заблокують додавання такого сертифіката до картки вашої організації через невідповідність реєстраційних даних.

Для реалізації цього варіанту на залученого бухгалтера (співробітника аутсорсингової компанії) необхідно випустити КЕП посадової особи з прив'язкою до ЄДРПОУ вашого підприємства. Для цього до акредитованого центру сертифікації (ЦСК) подається договір аутсорсингу та наказ керівника про надання права підпису. Тільки після цього у програмі для подачі звітності Medoc та веб-сервісі електронної звітності СОТА налаштовується комплект підписів, де другим підписантом стає ця уповноважена особа.

Алгоритм дій для Варіанту 1:

• Договір та КЕП: Оформлюється договір аутсорсингу. На його підставі генерується КЕП на ім'я бухгалтера-виконавця, але із зазначенням ЄДРПОУ вашої компанії.
• Повідомлення про КЕП (Форма J/F1391105): Згідно з роз'ясненнями ДПС у ЗІР (категорія 116.04), у разі ведення обліку аутсорсинговою компанією заява за формою № 1-ОПП не подається. Замість цього директор підприємства заповнює у Medoc або СОТА чинну форму «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису...» за кодом J1391105 (або F1391105 для ФОП). У табличній частині вказуються дані згенерованого КЕП бухгалтера аутсорсера з типом підпису «Бухгалтер».
• Куди відправляти: Сформоване Повідомлення підписується КЕП директора підприємства і відправляється в електронному вигляді безпосередньо до Державної податкової служби (ДПС) за місцем реєстрації вашої компанії. Лише після отримання позитивної Квитанції №2 податкова прийматиме звіти вашої фірми з другим підписом залученого бухгалтера.

Варіант 2. Обов'язки бухгалтера покладено на керівника (один підпис директора)

Найбільш поширене та технічно просте рішення. Аутсорсингова компанія виконує всі розрахунки та готує файли звітів, але юридично за облік відповідає сам директор платника податків, а посада головбуха у штатному розписі відсутня. У такому випадку звітність підписується лише одним підписом — КЕП директора.

Алгоритм дій та налаштування системи:

1. Внутрішній наказ: Видається наказ керівника про те, що у зв'язку зі звільненням головного бухгалтера обов'язки з ведення обліку та підписання звітності покладаються на директора платника податків.
2. Повідомлення податкової (Форма № 1-ОПП): Протягом 10 календарних днів після звільнення бухгалтера необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП (код J1312105 для юросіб) з відміткою «Зміни». У розділі 10 зазначаються дані самого директора. Цей документ так само надсилається через програму звітності на адресу ДПС за основним місцем обліку підприємства.
3. Зміна налаштувань підпису: У програмах Medoc та СОТА необхідно обов'язково змінити налаштування комплекту підписів на режим «Тільки директор» (або «Директор + Печатка»). Звіт скріплюється лише КЕП директора. Податкова прийме такий звіт за одним підписом, оскільки її база автоматично звірить дані з вашою формою № 1-ОПП (згідно з пп. 48.5.1 ПКУ).

Порівняльний аналіз моделей підписання звітності