Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами заповнення Додатка 4ДФ та Додатка 5, а також контрольними чек-листами для уникнення помилок при автоматизації кадрового та податкового обліку.
Так, потрібно. Якщо в місяці прийняття і звільнення працівнику було нараховано або виплачено дохід, обидві дати (і прийняття, і звільнення) відображаються в одному персоніфікованому рядку цього працівника у 4ДФ. Наявність заповненого Додатка 5 не звільняє від обов’язку заповнення кадрових дат у 4ДФ.
Багато бухгалтерів плутають призначення цих додатків, вважаючи, що якщо подія відображена в одному, то в іншому її дублювати не треба. Це помилка:
- Додаток 5 (Д5) призначений виключно для фіксації кадрових подій (прийняття, переведення, звільнення) для формування Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.
- Додаток 4ДФ призначений для обліку нарахованого та виплаченого доходу, утриманого ПДФО та військового збору. Однак ця форма також містить спеціальні графи (7 та 8) для фіксації дат прийняття та звільнення, що дозволяє податковим органам автоматично звіряти дані з Д5.
Умова: Працівника прийнято на роботу 3 червня 2026 року, а звільнено 27 червня 2026 року. За червень йому нараховано зарплату (включно з компенсацією за невикористану відпустку) у розмірі 18 000 грн.
У 4ДФ за червень формується один рядок для цього працівника з такими показниками:
| Графа 4ДФ | Показник | Значення в прикладі |
|---|---|---|
| 2 | РНОКПП працівника | (відповідний номер) |
| 3а | Сума нарахованого доходу | 18 000,00 |
| 3 | Сума виплаченого доходу | 18 000,00 (або фактично виплачена сума) |
| 4а, 4 | Сума нарахованого та перерахованого ПДФО | (відповідна сума) |
| 5а, 5 | Сума нарахованого та перерахованого військового збору | (відповідна сума) |
| 6 | Ознака доходу | 101 |
| 7 | Дата прийняття на роботу | 03.06.2026 |
| 8 | Дата звільнення з роботи | 27.06.2026 |
1. Тільки один рядок на працівника
Якщо це одне прийняття й одне звільнення в межах одного звітного місяця, обидві дати вказуються в одному рядку. Створювати два окремі рядки (один для прийняття, інший для звільнення) є грубою помилкою, яка призведе до задвоєння доходу в очах контролюючих органів.
2. Остаточний розрахунок
При звільненні працівнику виплачується остаточний розрахунок, який включає компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки. Ця сума є частиною доходу місяця звільнення і має бути включена до загальної суми в графі 3а цього ж рядка 4ДФ.
3. Ситуація «Немає доходу»
Якщо працівника прийняли або звільнили, але у звітному періоді йому нічого не нараховували і не виплачували (наприклад, весь місяць тривав неоплачуваний відпуск з подальшим звільненням), окремий «порожній» рядок у 4ДФ тільки заради кадрової дати не формується. Кадрова подія відображається виключно у Д5. ДПС неодноразово роз’яснювала, що за відсутності нарахованого або виплаченого доходу відомості про такого працівника до 4ДФ не включаються.
| Ситуація | Дії в 4ДФ | Дії в Д5 |
|---|---|---|
| Прийняття і звільнення в одному місяці + є нарахований дохід | Один рядок: заповнити графи 7 (дата прийняття) та 8 (дата звільнення) | Два рядки: окремо на прийняття, окремо на звільнення |
| Прийняття і звільнення в одному місяці + НЕММАЄ нарахованого доходу | Рядок не формується | Два рядки: окремо на прийняття, окремо на звільнення |
| Включення компенсації за невикористану відпустку при звільненні | Додається до загальної суми доходу в графі 3а цього ж рядка | Не впливає на Д5 |
З 17 липня 2026 року діють оновлені форми звітності (Наказ Мінфіну України від 07.05.2026 № 243). Хоча базова логіка заповнення граф 7 та 8 залишилася незмінною, сучасне програмне забезпечення для звітності (наприклад, Medoc) автоматично контролює коректність заповнення цих полів, попереджаючи бухгалтера про спроби створити дублюючі рядки або забути вказати дату звільнення при наявності виплати.