Звітність з праці та зарплати 2026: типові помилки та як їх уникнути

Об'єднаний звіт з ЄСВ, ПДФО та військового збору — одна з найбільш деталізованих і технічно складних форм звітності. У 2026 році правила подання зазнали чергових змін, а перевірки ДПС активізувались. Розбираємо найпоширеніші помилки бухгалтерів і даємо практичні алгоритми їх виправлення.

Зміст статті

Строки подання у 2026 році: хто і коли звітує
Помилка 1. Неправильне відображення лікарняних у Додатку Д1
Помилка 2. Мінімальна база ЄСВ: коли донараховувати, а коли ні
Помилка 3. Хибна база нарахування військового збору
Помилка 4. Помилки в персональних даних працівника у Д1 і 4ДФ
Помилка 5. Плутанина між Додатком Д1 і 4ДФ щодо лікарняних
Як виправляти помилки: типи звітів і правила
Штрафи за порушення у 2026 році
Чек-лист перед поданням звіту

1. Строки подання у 2026 році: хто і коли звітує

З 2025 року Об'єднаний звіт (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податків — фізичних осіб) став місячним для переважної більшості роботодавців. У 2026 році ця вимога збережена та уточнена.

Категорія платника	Звітний період	Строк подання
Юридичні особи (підприємства, установи)	Місяць	До 20-го числа місяця, що настає за звітним
ФОП та особи, що провадять незалежну проф. діяльність	Квартал (з 01.01.2026)	Впродовж 40 к. дн. після звітного кварталу

Підстава: Закон України від 16.07.2025 № 4536-IX (зміни до ПКУ); роз'яснення ГУ ДПС в Івано-Франківській обл. від 02.04.2026 — if.tax.gov.ua

Важливо для ФОП: З 1 квітня 2026 року набрала чинності нова форма звіту з приставкою «ФІЗ» та відповідні електронні формати. Перехід на нову форму відбувається з того звітного місяця (кварталу), коли форму офіційно затверджено і з'явились електронні формати. Слідкуйте за оновленнями на tax.gov.ua.

2. Помилка 1. Неправильне відображення лікарняних у Додатку Д1

Це одна з найпоширеніших помилок, особливо у випадку «перехідних» лікарняних — коли непрацездатність починається в одному місяці, а закінчується (і нараховується) в іншому.

У чому полягає помилка

Бухгалтери нерідко відображають усю суму лікарняних одним рядком у місяці нарахування, без розбивки за місяцями хвороби. Це призводить до хибного розрахунку ЄСВ і може викликати донарахування або, навпаки, заниження бази.

Правильний порядок

Лікарняні відображаються окремими рядками в Додатку Д1 з розбивкою за місяцями, на дні яких вони припадають. Навіть якщо вся сума нарахована в одному місяці, вона має бути розподілена між місяцями хвороби.

Приклад (з практики 2026 р.):
Працівник хворів з 23.12.2025 по 06.01.2026. Лікарняні нараховані у січні 2026 р.: за 9 к. дн. грудня — 6 818,22 грн, за 6 к. дн. січня — 4 545,48 грн. Зарплата за фактично відпрацьований час у січні — 15 454,55 грн.

У Додатку Д1 за січень слід зазначити: окремий рядок на лікарняні за грудень (6 818,22 грн з кодом типу КЗО «грудень»), окремий рядок на лікарняні за січень (4 545,48 грн), а також рядок зарплати за січень.

Нюанс щодо ЄСВ при «перехідних» лікарняних

Якщо в місяці початку хвороби ще невідомий загальний дохід (листок непрацездатності ще не отримано), ЄСВ за цей місяць нараховують на фактично відпрацьований час. Після отримання листка лікарняні відносять до місяців хвороби і перевіряють, чи не виникла різниця з мінімальною базою ЄСВ — якщо виникла, донараховують.

Джерело: роз'яснення Пенсійного фонду України (вебінар ГУ ПФУ Вінниччини, лютий 2026)

3. Помилка 2. Мінімальна база ЄСВ — коли донараховувати, а коли ні

У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн, а мінімальний розмір ЄСВ за місяць — 1 902,34 грн (8 647 × 22%). Правило мінімальної бази застосовується не завжди, і бухгалтери часто або зайво донараховують ЄСВ, або навпаки — пропускають обов'язкове донарахування.

Коли донарахування ЄСВ до мінімальної бази обов'язкове

Правило діє для штатних працівників за основним місцем роботи, якщо їхній дохід за місяць менший за 8 647 грн. Найпоширеніші ситуації:

Неповний робочий час (0,5 ставки, 0,25 ставки тощо);
Відпустка без збереження зарплати (частину місяця);
Прийняття на роботу або звільнення всередині місяця.

Коли донарахування НЕ потрібне

Сумісники — ЄСВ нараховується лише на фактичну суму виплати, без дотягування до МЗП;
Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати — бази ЄСВ немає взагалі;
Працівники підприємств організацій осіб з інвалідністю (ставки 5,3% або 5,5%) — мінімальна доплата не застосовується.

Типова помилка: Бухгалтер нараховує ЄСВ на фактичний дохід сумісника (4 323 грн) і не донараховує до мінімальної бази — і це правильно. Але той самий бухгалтер не донараховує ЄСВ штатному працівнику на 0,5 ставки з тим самим доходом — і це вже порушення.

Правило «великого пальця»: Якщо в трудовій книжці стоїть «основне місце роботи» і людина перебуває у трудових відносинах весь місяць — завжди перевіряйте мінімальну базу ЄСВ, незалежно від ставки.

Джерело: ст. 8 Закону про ЄСВ

4. Помилка 3. Хибна база нарахування військового збору

З 1 грудня 2024 р. ставка ВЗ становить 5% і зберігається протягом усього воєнного стану та ще 3 роки після його завершення (Закон № 4835 від 07.04.2026, набрав чинності 15.04.2026). Попри це, бухгалтери систематично допускають помилки у визначенні бази — що включати, а що ні.

Що входить до бази нарахування ВЗ

Зарплата, премії, надбавки, доплати;
Лікарняні (оподатковуються ПДФО та ВЗ на рівних умовах);
Відпускні;
Доходи за цивільно-правовими договорами;
Надмірно витрачені кошти на відрядження (понад норму).

Що НЕ включається до бази ВЗ

Виплата	Підстава
Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами (декретні)	пп. 165.1.1 ПКУ — не оподатковується ні ПДФО, ні ВЗ
Добові у межах норми (до 864,70 грн/добу у 2026 р.)	пп. 170.9.1 ПКУ (0,1 МЗП від 01 січня)
Аліменти (добровільні та примусові)	Роз'яснення ГУ ДПС у Житомирській обл.
Подарунки до 2 161,75 грн (25% МЗП на 01.01.2026)	пп. 165.1.39 ПКУ — ВЗ тільки з суми перевищення
Кошти під звіт із підтвердними документами	пп. 170.9.1 ПКУ

Поширена помилка: Нарахування ВЗ на всю суму добових без урахування ліміту 864,70 грн. Сума понад норму — оподатковується, в межах норми — ні.

Ще одна помилка: Утримання ВЗ з декретних (допомоги по вагітності і пологах). Це пряме порушення ПКУ. Лікарняні — оподатковуються, декретні — ні.

Джерело: пп. 1.3 п. 16-1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ

5. Помилка 4. Помилки в персональних даних у Додатку Д1 та 4ДФ

Неправильне прізвище, ім'я, ідентифікаційний номер або код типу нарахування — такі «несумові» помилки не впливають на суму податку, але призводять до відхилення звіту або формування дублів у реєстрах Пенсійного фонду. Алгоритм виправлення залежить від того, чи минув граничний строк подання.

Якщо граничний строк ще не минув

Подається «Звітний новий» — повторний звіт, що замінює попередній. У Додатку Д1 заповнюються всі правильні дані; всі рядки мають ознаку «0» (введення).

Якщо граничний строк уже минув

Подається «Уточнюючий». Для виправлення несумової помилки (наприклад, хибне прізвище) у Додатку Д1 формуються два рядки:

Рядок на виключення — повне повторення рядка з помилкою, ознака у гр. 25 = «1»;
Рядок на додавання — правильні дані, ознака = «0».

Приклад (з практики 2026 р.):
У Податковому розрахунку за січень 2026 р. прізвище «Анищенко» зазначено замість «Онищенко». Після спливу строку подаємо «Уточнюючий» з двома рядками: рядок виключення (Анищенко, ознака «1») і рядок додавання (Онищенко, ознака «0»).

Важливо: Якщо треба виправити одночасно і сумові, і несумові помилки через «Уточнюючий» — доведеться подавати два окремих уточнюючих звіти: перший — для несумових (ознаки «0»/«1» у гр. 25), другий — для сумових (КТН «2» або «3» у гр. 9). Це підтверджено Роз'ясненням ЦМУ ДПС від 02.07.2021.

Джерело: Роз'яснення ЦМУ ДПС від 02.07.2021; роз'яснення Пенсійного фонду (ГУ ПФУ Вінниччина, лютий 2026)

6. Помилка 5. Плутанина між Додатком Д1 і 4ДФ щодо лікарняних

Додаток Д1 і Додаток 4ДФ відображають лікарняні за принципово різними правилами, і це — джерело системних помилок.

Критерій	Додаток Д1 (ЄСВ)	Додаток 4ДФ (ПДФО, ВЗ)
Принцип розподілу	За місяцями, на які припадають дні хвороби	За місяцем нарахування та виплати
Окремий рядок для лікарняних	Так, обов'язково окремо від зарплати	Ні, не виокремлювати — включати до загального рядка доходу
Відображення нарахованої, але не виплаченої суми	Відображається в місяці нарахування	У гр. 3 — нараховано; гр. 4/5 (перераховано ПДФО/ВЗ) — заповнюється лише у місяці виплати

Типова помилка: Бухгалтер виокремлює лікарняні у Додатку 4ДФ окремим рядком (дохід з кодом «101»), хоча в 4ДФ вони показуються в межах загального рядка доходу працівника. Окремий рядок у 4ДФ — помилка, яка спотворює звітність.

Правило для 4ДФ: Нарахована, але ще не виплачена сума лікарняних включається до гр. 3 (нараховано), але не до гр. 4 та гр. 5 (перераховано ПДФО та ВЗ). Ці графи заповнюються лише у місяці фактичної виплати.

Джерело: роз'яснення ДПС

7. Як виправляти помилки: типи звітів і правила

Правило вибору типу звіту для виправлення помилок у Податковому розрахунку зведено до простої схеми:

Ситуація	Тип звіту	Примітка
Граничний строк ще не минув	«Звітний новий»	Замінює попередній звіт повністю
Граничний строк минув, несумова помилка (ПІБ, ІПН, код)	«Уточнюючий» (один звіт)	Рядки з ознаками «1» (виключення) та «0» (додавання)
Граничний строк минув, сумова помилка (база ЄСВ, сума ЄСВ)	«Уточнюючий» (один звіт)	КТН «2» або «3» у гр. 9 Додатку Д1
Одночасно і сумова, і несумова помилка	Два окремих «Уточнюючих»	Спочатку несумовий, потім сумовий
Деякі несумові помилки (якщо не минув строк)	Можна виправити у поточному «Звітному» звіті	Без подання уточнюючого

Практична порада від ПФУ: Донарахування ЄСВ до мінімального розміру при виправленні помилки проводиться без застосування КТН «13». КТН «13» — лише для первинного відображення мінімальної різниці у «Звітному» чи «Звітному новому».

Джерело: Роз'яснення ЦМУ ДПС від 02.07.2021; вебінар ГУ ПФУ Вінниччини (лютий 2026)

8. Штрафи за порушення у 2026 році

Порушення	Розмір санкції	Підстава
Неподання або несвоєчасне подання Об'єднаного звіту (перше порушення протягом року)	1 020 грн	п. 119.1 ПКУ
Повторне порушення протягом року	2 040 грн	п. 119.1 ПКУ
Неподання або несвоєчасне подання іншої податкової декларації (ст. 120 ПКУ)	340 грн за кожний випадок	п. 120.1 ПКУ
Несвоєчасна сплата ЄСВ	20% суми несплаченого вчасно ЄСВ + пеня 0,1% за кожен день прострочення	Закон про ЄСВ
Адміністративний штраф на посадову особу за несвоєчасне подання звіту з ЄСВ	До 510 грн (повторно — до 850 грн)	ст. 165-1 КпАП

Важлива позиція ДПС (ЗІР, категорія 103.26): Якщо кілька звітів подано в один день із порушенням термінів — штраф застосовується не до кожного звіту окремо, а один штраф за всі порушення, що трапились одним днем.

Самовиправлення під час воєнного стану: Відповідно до п. 69.38 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, у разі самостійного виправлення платником помилок протягом воєнного стану — штрафні санкції не нараховуються. Пеня нараховується лише з 91-го дня прострочення (при самостійному виявленні), і лише 100% облікової ставки НБУ (а не 120%, як при виявленні ДПС).

Джерело: п. 119.1 ПКУ; ЗІР ДПС, категорія 103.26

9. Чек-лист перед поданням Об'єднаного звіту

Використовуйте цей список щомісяця перед відправкою звіту:

#	Що перевірити	На що звернути увагу
1	Строк подання	Юрособи — до 20-го числа наступного місяця
2	ПІБ та ІПН усіх працівників у Д1	Перевірити через Реєстр фізосіб ДПС / Пенсійного фонду
3	Коди типу нарахування (КТН) у Д1	Зарплата, лікарняні, відпускні — різні КТН, не змішувати
4	Перехідні лікарняні	Розбивка по місяцях хвороби, окремими рядками
5	Мінімальна база ЄСВ	Усі штатні основні працівники — донарахування, якщо дохід < 8 647 грн; сумісники — ні
6	База ВЗ	Виключити: декретні, добові в нормі (до 864,70 грн), аліменти, подарунки до 2 161,75 грн
7	Лікарняні у 4ДФ	Не виокремлювати окремим рядком; нараховано — гр. 3, перераховано — гр. 4/5 у місяці виплати
8	Декретні (ВЗ і ПДФО)	Не оподатковуються ні ПДФО, ні ВЗ — не вносити до бази
9	Відпускні «перехідні»	Розподіл за місяцями у Д1, у 4ДФ — за місяцем нарахування
10	Стан сплати ЄСВ, ПДФО, ВЗ	Сплатити до або в день виплати доходу

Підготовлено командою Стезі-С. Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною податковою консультацією. Для отримання офіційної відповіді щодо вашої ситуації звертайтеся до ДПС через сервіс ЗІР (zir.tax.gov.ua) або через Електронний кабінет платника.

Основні джерела: ПКУ (пп. 165.1.1, 170.9.1, п. 119.1, п. 69.38 підрозд. 10 розд. XX); Закон України «Про ЄСВ»; Роз'яснення ЦМУ ДПС від 02.07.2021; ЗІР ДПС категорія 103.26; вебінар ГУ ПФУ Вінниччини (лютий 2026); Закон № 4536-IX від 16.07.2025; Закон № 4835 від 07.04.2026.

Об'єднаний звіт ЄСВ 2026, ПДФО, Військовий збір, Лікарняні, Бухгалтерська звітність, Помилки у звітності, Додаток Д1, 4ДФ, Штрафи ДПС, Податковий розрахунок, Зарплатна звітність

2026-06-19 18:21:17

Перегляди: 65