Головний бухгалтер звільнився, а облік на аутсорсі: як підписувати фінансову та податкову звітність?
У разі звільнення штатного головного бухгалтера та переходу на аутсорсинг бухгалтерського обліку перед керівником підприємства постає практичне питання: яким чином підписуються звіти другим підписом і які документи потрібно подати в податкову? Для цього необхідно обов'язково змінити налаштування комплекту підписів у програмах Medoc та СОТА у відповідності до обраного варіанту вирішення цього питання, щоб уникнути блокування відправки електронних звітів.
Процедура регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV та Податковим кодексом України (ПКУ). На практиці існують два легальних варіанти врегулювання цього процесу, які підтверджуються роз'ясненнями ДПС.
Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону № 996-XIV, підприємство має право довірити ведення обліку спеціалізованій компанії. Якщо за договором аутсорсер бере на себе повну відповідальність за підписання звітності, то документи скріплюються двома КЕП: директора вашого підприємства та уповноваженої особи компанії-аутсорсера.
Важливий технічний нюанс щодо КЕП:
Для реалізації цього варіанту на залученого бухгалтера (співробітника аутсорсингової компанії) необхідно випустити КЕП посадової особи з прив'язкою до ЄДРПОУ вашого підприємства. Для цього до акредитованого центру сертифікації (ЦСК) подається договір аутсорсингу та наказ керівника про надання права підпису. Тільки після цього у програмі для подачі звітності Medoc та веб-сервісі електронної звітності СОТА налаштовується комплект підписів, де другим підписантом стає ця уповноважена особа.
Алгоритм дій для Варіанту 1:
- Договір та КЕП: Оформлюється договір аутсорсингу. На його підставі генерується КЕП на ім'я бухгалтера-виконавця, але із зазначенням ЄДРПОУ вашої компанії.
- Повідомлення про КЕП (Форма J/F1391105): Згідно з роз'ясненнями ДПС у ЗІР (категорія 116.04), у разі ведення обліку аутсорсинговою компанією заява за формою № 1-ОПП не подається. Замість цього директор підприємства заповнює у Medoc або СОТА чинну форму «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису...» за кодом J1391105 (або F1391105 для ФОП). У табличній частині вказуються дані згенерованого КЕП бухгалтера аутсорсера з типом підпису «Бухгалтер».
- Куди відправляти: Сформоване Повідомлення підписується КЕП директора підприємства і відправляється в електронному вигляді безпосередньо до Державної податкової служби (ДПС) за місцем реєстрації вашої компанії. Лише після отримання позитивної Квитанції №2 податкова прийматиме звіти вашої фірми з другим підписом залученого бухгалтера.
Найбільш поширене та технічно просте рішення. Аутсорсингова компанія виконує всі розрахунки та готує файли звітів, але юридично за облік відповідає сам директор платника податків, а посада головбуха у штатному розписі відсутня. У такому випадку звітність підписується лише одним підписом — КЕП директора.
Алгоритм дій та налаштування системи:
- Внутрішній наказ: Видається наказ керівника про те, що у зв'язку зі звільненням головного бухгалтера обов'язки з ведення обліку та підписання звітності покладаються на директора платника податків.
- Повідомлення податкової (Форма № 1-ОПП): Протягом 10 календарних днів після звільнення бухгалтера необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП (код J1312105 для юросіб) з відміткою «Зміни». У розділі 10 зазначаються дані самого директора. Цей документ так само надсилається через програму звітності на адресу ДПС за основним місцем обліку підприємства.
- Зміна налаштувань підпису: У програмах Medoc та СОТА необхідно обов'язково змінити налаштування комплекту підписів на режим «Тільки директор» (або «Директор + Печатка»). Звіт скріплюється лише КЕП директора. Податкова прийме такий звіт за одним підписом, оскільки її база автоматично звірить дані з вашою формою № 1-ОПП (згідно з пп. 48.5.1 ПКУ).
| Критерій порівняння | Варіант 1: Підписує аутсорсер | Варіант 2: Підписує тільки директор |
|---|---|---|
| Налаштування в Medoc / СОТА | Комплект підписів: КЕП директора підприємства + КЕП уповноваженої особи (з кодом ЄДРПОУ вашої компанії). | Комплект підписів змінюється на «Тільки директор». Використовується лише один КЕП керівника. |
| Відповідальність перед ДПС | Розділена між компанією та аутсорсером відповідно до умов контракту. | Повною мірою залишається на керівникові підприємства. |
| Реєстраційні форми та адресат | Подається Повідомлення про КЕП за формою J/F1391105. Надсилається в ДПС за місцем реєстрації. | Подається заява за формою № 1-ОПП (J1312105) протягом 10 днів. Надсилається в ДПС за місцем обліку. |
Резюме для керівника: що зробити після звільнення головбуха?
- З'ясуйте в аутсорсингової компанії, який саме формат співпраці та підписання зафіксовано у вашому договорі.
- Якщо звітність підписує аутсорсер (Варіант 1) — оформте на бухгалтера-виконавця КЕП посадової особи з ЄДРПОУ вашого підприємства, додайте його в комплект підписів у Medoc чи СОТА та надішліть чинну форму Повідомлення про КЕП (J/F1391105) на адресу вашої ДПС.
- Якщо ви підписуєте самостійно (Варіант 2) — видайте наказ про покладання обов'язків на директора, обов'язково переведіть налаштування підписів у програмах у режим «Тільки директор» та надішліть заяву № 1-ОПП до ДПС протягом 10 діб.