Помилка в коді УКТ ЗЕД: реальні штрафи та алгоритм для ФОП і ТОВ

Іноді на форумах радять зробити чеки видачі коштів (повернення) на суму помилкових продажів, а потім вибити правильні чеки з кодом УКТ ЗЕД.

Якщо ви — Фізична особа-підприємець (ФОП)

Оскільки ФОПи не ведуть бухгалтерський облік за подвійним записом і не складають баланс, ваш порядок дій зосереджений на касовій дисципліні та відповідності первинним документам:

• Негайно виправте номенклатуру. Зайдіть у картку товару у вашому касовому ПЗ (ПРРО чи РРО). Внесіть коректний 10-значний код УКТ ЗЕД і переконайтеся, що в наступних чеках цей реквізит відображається правильно.
• Звірте первинні документи. Якщо ви зобов'язані вести товарний облік відповідно до Порядку № 496, переконайтеся, що обсяги продажів відповідають вашим прибутковим накладним. Штучних коригувань чи фіктивних повернень не робіть.
• Задокументуйте збій. Візьміть письмове пояснення від касира, який допустив помилку, або самостійно складіть довідку у довільній формі із зазначенням дати виявлення помилки, періоду продажу без коду УКТ ЗЕД, причини та дати усунення. Ці документи не скасують штраф у разі перевірки, але підтвердять вашу добросовісність та відсутність умисного приховування виручки.

Якщо ви — Юридична особа (ТОВ, ПП тощо)

Для юридичних осіб діє законодавчо закріплений принцип превалювання сутності над формою (стаття 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV). Оскільки товар був проданий, а гроші отримані, баланс має відображати реальний стан речей. Помилка у реквізитах чека є виключно інформаційною, тому алгоритм дій суворий та виключає будь-яке викривлення первинних документів.

1. Виправте картки товарів у касовій програмі. Внесіть правильні коди УКТ ЗЕД до довідника номенклатури на касовому сервері підприємства.
2. Заборона на фіктивні проведення в бухобліку. Не робіть жодних проведень щодо повернення товару на склад (наприклад, Дт 281 — Кт 902 чи сторнування виручки), оскільки реального факту повернення майна не відбулося. Спроба «підігнати» облік під помилкові чеки є прямим порушенням статей 1 та 9 Закону про бухоблік і призведе до викривлення показників фінансової звітності й розбіжностей під час інвентаризації.
3. Складіть офіційні первинні документи (зразки нижче).
4. Врахуйте адмінштрафи. Будьте готові, що під час найближчої перевірки податківці накладуть адмінштраф за ст. 155-1 КУпАП на посадових осіб підприємства.

Наказ по підприємству (зразок)

Бухгалтерська довідка (зразок)

Якщо податківці під час фактичної перевірки виявили цей збій:

• Уважно вивчіть Акт перевірки та Податкове повідомлення-рішення (ППР).
• Якщо штраф нараховано згідно із законом (5 100 грн за порушення в цілому) — його дешевше сплатити, оскільки витрати на судове оскарження будуть вищими за суму штрафу.
• Якщо інспектори намагаються помножити 5 100 грн на кількість чеків — негайно подавайте заперечення на Акт перевірки та оскаржуйте ППР, посилаючись на сталу судову практику Верховного Суду та чинне роз'яснення ДПС у системі ЗІР.

Жодна програма не заповнить за вас код УКТ ЗЕД, якщо ви взагалі забули створити картку товару або не налаштували її в касовому ПЗ. Але коренева причина помилки здебільшого не в самому ПРРО, а в тому, звідки він бере номенклатуру.

У більшості випадків картки товарів у ПРРО формуються не вручну, а вивантажуються з облікової системи, де ведеться товарний облік. Якщо для цього використовується програма «Підприємець», варто налаштувати в картці номенклатури обов'язкове поле коду УКТ ЗЕД для підакцизних товарів — тоді система не дозволить зберегти або вивантажити в касу товар без заповненого 10-значного коду. Це закриває проблему на етапі підготовки даних, а не після того, як помилковий чек вже пробитий і потрапив на сервер ДПС.

Програма Medoc та веб-сервіс «СОТА» до самого програмування кодів у ПРРО відношення не мають — вони працюють з електронною звітністю та документообігом. Проте саме через них зручно вчасно перевіряти розбіжності з бюджетом за акцизним податком і відстежувати, чи не позначилася технічна помилка в чеках на показниках поданої звітності.

Порушення режиму програмування УКТ ЗЕД у чеках — це неприємна ситуація, але вона не є фатальною для бізнесу. Сума санкцій чітко обмежена законом — 5 100 грн за результатами перевірки. Головне — не намагатися маскувати проблему штучними чеками повернення, оскільки це створить додаткові ризики для товарного обліку як ФОП, так і ТОВ. Натомість негайно виправте номенклатуру в касовому апараті, складіть внутрішні пояснювальні документи відповідно до вашої форми обліку та продовжуйте працювати в межах правового поля.