Графіки змінності водіїв за Наказом № 340 та КЗпП (Частина 1)

Складання графіків змінності водіїв та облік їх робочого часу — одне з найбільш чутливих напрямків кадрового обліку на автотранспортному підприємстві. Від правильності цих розрахунків залежить не лише коректність заробітної плати, а й дотримання вимог безпеки дорожнього руху та відсутність штрафів від Держпраці та Укртрансбезпеки. Цей підручник роз'яснює порядок дій бухгалтера-кадровика логістичної компанії згідно з актуальним законодавством, що діє станом на серпень 2026 року.

Нормативно-правова база

Бухгалтер-кадровик має спиратися на такі акти:

Ключові терміни: розмежуйте поняття

Найпоширеніша помилка в обліку — змішування поняття «робочий час» і «час керування». Чітке розмежування критичне для розрахунку зарплати та дотримання режиму.

Робочий час водія

Це не лише час керування, а увесь час, протягом якого водій перебуває в розпорядженні роботодавця: керування транспортним засобом, підготовчо-заключні роботи, передрейсовий та післярейсовий медичні огляди, завантаження/розвантаження, очікування, оформлення документів, періоди готовності (якщо їх не можна визначити заздалегідь). Перерви в робочому часі, перерви в керуванні, періоди відпочинку та періоди готовності (визначені заздалегідь) не включаються до робочого часу.

Час керування

Сумарна тривалість періодів керування транспортним засобом за робочий день/зміну. Не повинна перевищувати 9 годин (10 годин не частіше двох разів на тиждень).

Тривалість зміни

Загальна тривалість робочого дня водія: керування + інші роботи + перерви в робочому часі (крім міжзмінного відпочинку).

Перерви та відпочинок

• Перерва в керуванні — не менше 45 хвилин після 4 годин 30 хвилин керування (можна розщепити: 15 + 30).
• Щоденний (міжзмінний) відпочинок — не менше 11 годин; скорочений не менше 9 годин (не більше трьох скорочених між двома щотижневими відпочинками).
• Щотижневий відпочинок — не менше 45 годин; скорочений не менше 24 годин. Ззвичайний щотижневий відпочинок має забезпечуватися в належних умовах за рахунок перевізника, а не в кабіні транспортного засобу.

Нічний час та надурочні

Нічний час — з 22:00 до 06:00 (ст. 54 КЗпП). За новою редакцією тривалість зміни в нічний час не може перевищувати 10 годин. Надурочні — час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період; оплачується у подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП).

Граничні норми режиму праці та відпочинку

З 26 липня 2026 року діють такі ліміти:

Підсумований облік робочого часу водіїв

Для водіїв, які здійснюють тривалі рейси, застосовується підсумований облік робочого часу (ст. 61 КЗпП). Його суть: щоденна та щотижнева тривалість робочого часу може не дотримуватись, але загальний робочий час за обліковий період не повинен перевищувати встановленої норми.

Що змінилося з 26 липня 2026 року

• Базовий обліковий період — 4 послідовні календарні місяці (раніше Положення не встановлювало конкретного строку, тож на практиці часто обирали місяць). Колективний договір може встановити інший період, але не більше 6 місяців.
• Середня тривалість робочого часу за тиждень у межах облікового періоду — не більше 48 годин (раніше орієнтовно 40 годин/тиждень).
• Максимальна тривалість за один тиждень може бути подовжена до 60 годин, але лише за умови, що протягом 4 місяців поспіль середня не перевищує 48 годин.

Розрахунок норми за обліковий період

Норма робочого часу розраховується за календарем 5-денного робочого тижня (ст. 50 КЗпП). Орієнтовна формула для 5-денного тижня:

Норма за період = (кількість робочих днів × 8 год) − (кількість святкових днів, що припадають на робочі дні × 1 год)

Години, відпрацьовані понад норму за обліковий період, є надурочними і оплачуються у подвійному розмірі (ст. 106 КЗпП).

Як скласти графік змінності: покрокова інструкція

Процес складання графіка змінності складається з семи послідовних кроків:

Крок 1. Запровадження підсумованого обліку

Рішення приймає роботодавець за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) і фіксує в Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) або колективному договорі (ст. 61, 142 КЗпП). Обліковий період за замовчуванням — 4 місяці, але колективним договором можна встановити інший (до 6 місяців).

Крок 2. Розрахунок норми

За виробничим календарем 5-денного тижня розрахуйте норму годин на обліковий період. Перевірте, щоб середня тривалість за тиждень не перевищувала 48 годин, а максимальна за окремий тиждень — 60 годин (за умови 4-місячної середньої не більше 48 годин).

Крок 3. Визначення потреби в водіях

Визначте кількість водіїв на один транспортний засіб залежно від режиму експлуатації:

• Одиночний екіпаж (1 водій на ТЗ) — при однозмінному режимі 1 водій на автомобіль.
• Подвійний екіпаж (2 водії на ТЗ) — для тривалих рейсів два водії в кабіні чергуються за кермом. Режим кожного водія контролюється окремо.

Крок 4. Побудова графіка

Розподіліть зміни з обов'язковим дотриманням:

• щоденного керування не більше 9 годин (10 не частіше 2 разів на тиждень);
• перерви не менше 45 хвилин після 4,5 годин керування;
• щоденного відпочинку не менше 11 годин (скороченого не менше 9 годин);
• щотижневого відпочинку не менше 45 годин;
• нічних змін не більше 10 годин;
• заборони залучення водія до роботи две зміни поспіль (ст. 59 КЗпП).

Крок 5. Погодження

Проєкт графіка погоджується з профспілковим органом або уповноваженим представником трудового колективу (ст. 142 КЗпП).

Крок 6. Затвердження

Керівник видає наказ про затвердження графіків змінності на обліковий період.

Крок 7. Ознайомлення водіїв

Графік доводиться до відома кожного водія під підпис не пізніше ніж за 2 тижні до початку облікового періоду (згідно з Положенням № 340).

У другій частині зосереджено увагу на практичній реалізації: готових шаблонах графіків під різні види перевезень, алгоритмах нарахування заробітної плати, зразках внутрішніх документів та аналізі відповідальності.