Об'єднаний звіт з ЄСВ, ПДФО та військового збору — одна з найбільш деталізованих і технічно складних форм звітності. У 2026 році правила подання зазнали чергових змін, а перевірки ДПС активізувались. Розбираємо найпоширеніші помилки бухгалтерів і даємо практичні алгоритми їх виправлення.
З 2025 року Об'єднаний звіт (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь платників податків — фізичних осіб) став місячним для переважної більшості роботодавців. У 2026 році ця вимога збережена та уточнена.
| Категорія платника | Звітний період | Строк подання |
|---|---|---|
| Юридичні особи (підприємства, установи) | Місяць | До 20-го числа місяця, що настає за звітним |
| ФОП та особи, що провадять незалежну проф. діяльність | Квартал (з 01.01.2026) | Впродовж 40 к. дн. після звітного кварталу |
Підстава: Закон України від 16.07.2025 № 4536-IX (зміни до ПКУ); роз'яснення ГУ ДПС в Івано-Франківській обл. від 02.04.2026 — if.tax.gov.ua
Це одна з найпоширеніших помилок, особливо у випадку «перехідних» лікарняних — коли непрацездатність починається в одному місяці, а закінчується (і нараховується) в іншому.
У чому полягає помилка
Бухгалтери нерідко відображають усю суму лікарняних одним рядком у місяці нарахування, без розбивки за місяцями хвороби. Це призводить до хибного розрахунку ЄСВ і може викликати донарахування або, навпаки, заниження бази.
Правильний порядок
Лікарняні відображаються окремими рядками в Додатку Д1 з розбивкою за місяцями, на дні яких вони припадають. Навіть якщо вся сума нарахована в одному місяці, вона має бути розподілена між місяцями хвороби.
Нюанс щодо ЄСВ при «перехідних» лікарняних
Якщо в місяці початку хвороби ще невідомий загальний дохід (листок непрацездатності ще не отримано), ЄСВ за цей місяць нараховують на фактично відпрацьований час. Після отримання листка лікарняні відносять до місяців хвороби і перевіряють, чи не виникла різниця з мінімальною базою ЄСВ — якщо виникла, донараховують.
Джерело: роз'яснення Пенсійного фонду України (вебінар ГУ ПФУ Вінниччини, лютий 2026)
У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн, а мінімальний розмір ЄСВ за місяць — 1 902,34 грн (8 647 × 22%). Правило мінімальної бази застосовується не завжди, і бухгалтери часто або зайво донараховують ЄСВ, або навпаки — пропускають обов'язкове донарахування.
Коли донарахування ЄСВ до мінімальної бази обов'язкове
Правило діє для штатних працівників за основним місцем роботи, якщо їхній дохід за місяць менший за 8 647 грн. Найпоширеніші ситуації:
- Неповний робочий час (0,5 ставки, 0,25 ставки тощо);
- Відпустка без збереження зарплати (частину місяця);
- Прийняття на роботу або звільнення всередині місяця.
Коли донарахування НЕ потрібне
- Сумісники — ЄСВ нараховується лише на фактичну суму виплати, без дотягування до МЗП;
- Якщо працівник весь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати — бази ЄСВ немає взагалі;
- Працівники підприємств організацій осіб з інвалідністю (ставки 5,3% або 5,5%) — мінімальна доплата не застосовується.
Джерело: ст. 8 Закону про ЄСВ
З 1 грудня 2024 р. ставка ВЗ становить 5% і зберігається протягом усього воєнного стану та ще 3 роки після його завершення (Закон № 4835 від 07.04.2026, набрав чинності 15.04.2026). Попри це, бухгалтери систематично допускають помилки у визначенні бази — що включати, а що ні.
Що входить до бази нарахування ВЗ
- Зарплата, премії, надбавки, доплати;
- Лікарняні (оподатковуються ПДФО та ВЗ на рівних умовах);
- Відпускні;
- Доходи за цивільно-правовими договорами;
- Надмірно витрачені кошти на відрядження (понад норму).
Що НЕ включається до бази ВЗ
| Виплата | Підстава |
|---|---|
| Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами (декретні) | пп. 165.1.1 ПКУ — не оподатковується ні ПДФО, ні ВЗ |
| Добові у межах норми (до 864,70 грн/добу у 2026 р.) | пп. 170.9.1 ПКУ (0,1 МЗП від 01 січня) |
| Аліменти (добровільні та примусові) | Роз'яснення ГУ ДПС у Житомирській обл. |
| Подарунки до 2 161,75 грн (25% МЗП на 01.01.2026) | пп. 165.1.39 ПКУ — ВЗ тільки з суми перевищення |
| Кошти під звіт із підтвердними документами | пп. 170.9.1 ПКУ |
Джерело: пп. 1.3 п. 16-1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ
Неправильне прізвище, ім'я, ідентифікаційний номер або код типу нарахування — такі «несумові» помилки не впливають на суму податку, але призводять до відхилення звіту або формування дублів у реєстрах Пенсійного фонду. Алгоритм виправлення залежить від того, чи минув граничний строк подання.
Якщо граничний строк ще не минув
Подається «Звітний новий» — повторний звіт, що замінює попередній. У Додатку Д1 заповнюються всі правильні дані; всі рядки мають ознаку «0» (введення).
Якщо граничний строк уже минув
Подається «Уточнюючий». Для виправлення несумової помилки (наприклад, хибне прізвище) у Додатку Д1 формуються два рядки:
- Рядок на виключення — повне повторення рядка з помилкою, ознака у гр. 25 = «1»;
- Рядок на додавання — правильні дані, ознака = «0».
Джерело: Роз'яснення ЦМУ ДПС від 02.07.2021; роз'яснення Пенсійного фонду (ГУ ПФУ Вінниччина, лютий 2026)
Додаток Д1 і Додаток 4ДФ відображають лікарняні за принципово різними правилами, і це — джерело системних помилок.
| Критерій | Додаток Д1 (ЄСВ) | Додаток 4ДФ (ПДФО, ВЗ) |
|---|---|---|
| Принцип розподілу | За місяцями, на які припадають дні хвороби | За місяцем нарахування та виплати |
| Окремий рядок для лікарняних | Так, обов'язково окремо від зарплати | Ні, не виокремлювати — включати до загального рядка доходу |
| Відображення нарахованої, але не виплаченої суми | Відображається в місяці нарахування | У гр. 3 — нараховано; гр. 4/5 (перераховано ПДФО/ВЗ) — заповнюється лише у місяці виплати |
Джерело: роз'яснення ДПС
Правило вибору типу звіту для виправлення помилок у Податковому розрахунку зведено до простої схеми:
| Ситуація | Тип звіту | Примітка |
|---|---|---|
| Граничний строк ще не минув | «Звітний новий» | Замінює попередній звіт повністю |
| Граничний строк минув, несумова помилка (ПІБ, ІПН, код) | «Уточнюючий» (один звіт) | Рядки з ознаками «1» (виключення) та «0» (додавання) |
| Граничний строк минув, сумова помилка (база ЄСВ, сума ЄСВ) | «Уточнюючий» (один звіт) | КТН «2» або «3» у гр. 9 Додатку Д1 |
| Одночасно і сумова, і несумова помилка | Два окремих «Уточнюючих» | Спочатку несумовий, потім сумовий |
| Деякі несумові помилки (якщо не минув строк) | Можна виправити у поточному «Звітному» звіті | Без подання уточнюючого |
Джерело: Роз'яснення ЦМУ ДПС від 02.07.2021; вебінар ГУ ПФУ Вінниччини (лютий 2026)
| Порушення | Розмір санкції | Підстава |
|---|---|---|
| Неподання або несвоєчасне подання Об'єднаного звіту (перше порушення протягом року) | 1 020 грн | п. 119.1 ПКУ |
| Повторне порушення протягом року | 2 040 грн | п. 119.1 ПКУ |
| Неподання або несвоєчасне подання іншої податкової декларації (ст. 120 ПКУ) | 340 грн за кожний випадок | п. 120.1 ПКУ |
| Несвоєчасна сплата ЄСВ | 20% суми несплаченого вчасно ЄСВ + пеня 0,1% за кожен день прострочення | Закон про ЄСВ |
| Адміністративний штраф на посадову особу за несвоєчасне подання звіту з ЄСВ | До 510 грн (повторно — до 850 грн) | ст. 165-1 КпАП |
Джерело: п. 119.1 ПКУ; ЗІР ДПС, категорія 103.26
Використовуйте цей список щомісяця перед відправкою звіту:
| # | Що перевірити | На що звернути увагу |
|---|---|---|
| 1 | Строк подання | Юрособи — до 20-го числа наступного місяця |
| 2 | ПІБ та ІПН усіх працівників у Д1 | Перевірити через Реєстр фізосіб ДПС / Пенсійного фонду |
| 3 | Коди типу нарахування (КТН) у Д1 | Зарплата, лікарняні, відпускні — різні КТН, не змішувати |
| 4 | Перехідні лікарняні | Розбивка по місяцях хвороби, окремими рядками |
| 5 | Мінімальна база ЄСВ | Усі штатні основні працівники — донарахування, якщо дохід < 8 647 грн; сумісники — ні |
| 6 | База ВЗ | Виключити: декретні, добові в нормі (до 864,70 грн), аліменти, подарунки до 2 161,75 грн |
| 7 | Лікарняні у 4ДФ | Не виокремлювати окремим рядком; нараховано — гр. 3, перераховано — гр. 4/5 у місяці виплати |
| 8 | Декретні (ВЗ і ПДФО) | Не оподатковуються ні ПДФО, ні ВЗ — не вносити до бази |
| 9 | Відпускні «перехідні» | Розподіл за місяцями у Д1, у 4ДФ — за місяцем нарахування |
| 10 | Стан сплати ЄСВ, ПДФО, ВЗ | Сплатити до або в день виплати доходу |